Regaty - opowieść o zarządzaniu projektami

Założenia projektu

Jedna z pomorskich firm budowlanych wyzwała na pojedynek wioślarski jedną z niemieckich firm budowlanych. Zawody odbywały się na Odrze. Przygotowania odbyły się w błyskawicznym tempie, wszyscy starali się przyczynić się do sukcesu firmowej osady, oraz zapewnić jak najlepsze warunki do zawodów. Łódź i wiosła ściągnięto z ośrodka wczasowego, gdzie od kilku lat leżały a hangarze. Strojów użyczyli siatkarze z firmowej drużyny. Treningi odbywały się w sali konferencyjnej budynku dyrekcji. Pełni animuszu zawodnicy stanęli na starcie. W skład drużyny wchodzili : sternik, personalny, skarbnik, magazynier sprzętu, administrator i czterech wioślarzy. Liczono na pełny sukces. Tymczasem … polska osada dotarła do mety godzinę po niemieckiej konkurencji. Wszyscy byli podłamani, ale po ustaleniu, iż rewanż odbędzie się za rok, postanowili odegrać się na konkurencji kolejnym razem.

Realizacja Projektu

Zrobiono naradę kierownictwa i postanowiono lepiej przygotować się do zawodów w następnym roku. Wszyscy uczestnicy spotkania doszli do wniosku, że należy poprawić organizację pracy w trakcie przygotowań i zawodów, oraz wzmocnić wyposażenie techniczne osady. Po pierwsze zastąpiono sternika kierownikiem projektu, który powołał dodatkowo koordynatora i sekretarza projektu. Personalnego zastąpił specjalista HR, na miejsce magazyniera sprzętu utworzono stanowiska inżyniera ds. zabezpieczenia funkcjonowania pojazdu wodnego, administrator został podniesiony do rangi dyrektora rzecznego.

Łódź wyposażono w antenę satelitarną i GPS. Wszyscy członkowie osady otrzymali nowoczesne stroje sportowe czapki Bajki, koszulki Adasia, obuwie goraxowe na spirogumie. Przeprowadzono testy łodzi w tunelu aerodynamicznym, zbadano strukturę molekularną wioseł, dokonano regularnych co tygodniowych pomiarów temperatury wody. Tym razem treningi prowadzono na basenie, ponadto zawodnicy wzięli udział w zgrupowaniu przed zawodami, które zorganizowano w Sudetach. Tak więc osadę stanowili : kierownik projektu, koordynator projektu, sekretarz projektu, specjalista HR, skarbnik, inżynier, dyrektor i dwóch wioślarzy. Niemcy pozostali przy swej tradycyjnej strukturze ( sternik i 8 wioślarzy ) i zachowawczej taktyce płynięcia po linii prostej do mety, bez brania namiarów i koordynat. Liczono, że rewanż musi się udać. Rzeczywistość przekreśliła te rachuby. Polska osada dotarła do mety w dwie godziny po niemieckiej. Cały trud przygotowań poszedł na marne. Nikt nie mógł zrozumieć, dlaczego tak się stało …

Korekta Projektu

Po raz kolejny zwołano zebranie kierownictwa i jednocześnie naradę aktywu. Tym razem dostrzeżono konieczność poprawy komunikacji społecznej zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej oraz zasadność zwiększenia spoistości zespołu i jego motywacji. Łodzi nadano nazwę Firmowy Smok. Dobrano stroje tak aby tworzyły barwy firmowe. Konsultant z firmy zewnętrznej opracował okrzyk zachęcający „ hej, raz i dwa „. Odbyły się dwa zebrania motywujące dla zawodników. Przygotowano materiały dla mediów, przed zawodami zaplanowano konferencję prasową. Do tych ostatnich działań utworzono specjalne stanowisko rzecznika prasowego. Usprawniono również strukturę projektu. Kierownika projektu zastąpiono pełnomocnikiem zarządu, zrezygnowano ze skarbnika oraz dyrektora powierzając ich zadania innym wyspecjalizowanym komórkom. Ponadto okazało się, że w łodzi zabraknie miejsca dla koordynatora projektu więc z tej funkcji również zrezygnowano. Do pomocy specjaliście HR powołano psychologa specjalizującego się w komunikacji i motywacji. Przeprowadzono konsultacje z wybranymi przedstawicielami załogi. Dodatkowo zaproszono konsultanta z zewnętrznej firmy PWK. W skład osady włączono również delegata załogi w osobie Przewodniczącego Związków Zawodowych. Przygotowania objęły również zgrupowania w ekstremalnych warunkach na wydmach koło Łeby w czerwcu i w Tatrach w styczniu. Tak więc załogę stanowili: pełnomocnik zarządu, specjalista HR, psycholog, konsultant, związkowiec, rzecznik prasowy, sekretarz projektu, inżynier i wioślarz. Wszystko wskazywało na to, że tym razem odniesiony zostanie pełny sukces, Tym bardziej, że przeciwnicy dalej trwali przy swej zachowawczej strukturze ( sternik i 8 wioślarzy ), zostali przy swoim dotychczasowym sprzęcie, nie korzystali z rad doświadczonych specjalistów od PR, nie stworzyli żadnej strategii informacyjnej nie mieli nawet fanpejdża na FB.

Efekt Projektu

Niestety polska załoga i tym razem nie sprostała wyzwaniu jakie przed nią postawiono i przypłynęła na metę 4 godziny po przeciwnikach. Wszyscy zachodzili w głowę, dlaczego pomimo tak doskonałych przygotowań, osiągnięto taki mizerny wynik.

Postanowiono zwołać zebranie całego zespołu projektowego …..